ARTÍCULO 1. -MARCO JURÍDICO-. La presente PTD se ha elaborado de acuerdo a lo estipulado en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que tienen que ver con la protección del tratamiento de los datos personales.

ARTÍCULO 2. -APLICACIÓN-. La presente PTD se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales que disponga la ley para la obtención de datos personales de terceros.

ARTÍCULO 3. -PERMANENCIA-. Las políticas y procedimientos consignadas en esta PDT aplican a las bases de datos que posee y poseerá la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013 Art. 11 en cuanto a la permanencia de los datos, la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN conservara indefinidamente los registros de todos sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la base de datos a petición del titular para lo cual se han designado los canales de atención respectivos.

ARTÍCULO 4. -OBJETO-. El objeto de la creación de esta PDT es dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información.

ARTÍCULO 5. -DEFINICIONES-. Para efectos de una entera comprensión de esta PDT a continuación se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales son de primordial relevancia:

a. Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN trate sus datos, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTD.

b. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos

c. Titular del dato: Es usted, cuando nos autoriza a tratar sus Es decir, cualquier participante, simpatizante, proveedor, empleado directo o indirecto y cualquier tercero que haga entrega de sus datos a la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

d. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN haga con sus datos. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión de sus datos teniendo en cuenta las finalidades de cada una de las bases de datos que reposan en la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

e. Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de Esta acepción también aplica para nuestros archivos tanto físicos como electrónicos.

f. Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados, y sensibles.

g. Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil, profesión u

h. Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne a usted como Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, afecciones a la salud, orientación sexual, entre

i. Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones

j. Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).

k. Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos

l. Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN es responsable de la información que reposa en sus bases de datos, en especial, de los datos de sus participantes, clientes, empleados y

m. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del

n. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional), y que tiene por objeto su tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del

o. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

ARTÍCULO 6. -PRINCIPIOS-. Los principios que a continuación se mencionan son los parámetros básicos a seguir y serán respetados en su totalidad por la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN frente a los procesos de tratamiento de bases de datos, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.

a. Principio de Colaboración con la Autoridad: La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las

b. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: Siempre trataremos sus datos de conformidad con las disposiciones de

c. Principio de Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley y, de lo autorizado por usted y que se enmarcan dentro de la actividad desplegada por la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

d. Principio de Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes, en el caso puntual de los participantes inscritos antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 de 2013, la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, desplegando todos los mecanismos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de Junio de 2013.

e. Principio de Transparencia: Siempre podrá solicitarnos información sobre sus datos personales. De esta manera la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentren consignados en sus bases de datos, en cualquier momento y sin

f. Principio de Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a error.

g. Principio de Privacidad: La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN garantiza que sus datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto de su derecho a la privacidad.

h. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sus datos solo podrán ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente con la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, nunca los expondremos en medios públicos o de fácil acceso a terceros no

i. Principio de Seguridad: La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos incluyendo corta fuegos (Firewalls) y Secure Socket Layers (SSL) para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información. De igual manera, la información se archiva en un servidor propio que se encuentra bajo llave y a los cuales solo tienen acceso las personas autorizadas para dicho propósito por la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

j. Principio de Confidencialidad: La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán susceptibles de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden el

ARTÍCULO 7. -AUTORIZACIÓN-. En concordancia con la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. No obstante, la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de Junio de 2013. En ningún caso la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN recolectará, almacenará ni hará tratamiento a datos personales pertenecientes a menores de edad.

ARTÍCULO 8. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN-. Respetando los derechos de los titulares la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.

ARTÍCULO 9. -AVISO DE PRIVACIDAD-. El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo.

De conformidad con esta PDT y con los lineamientos normativos que la sustentan, los titulares de los datos que maneja la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN cuentan con los siguientes derechos:

1. Conocer la información objeto de protección.
2. Modificar la información toda vez que por su inexactitud pueda inducir a
3. Solicitar la supresión de la información en caso de que no desee que repose en las bases de datos de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN y así detener el tratamiento de los datos
4. Solicitar a la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN la carta de autorización de manejo de datos
5. Tener conocimiento de las modificaciones a que dé lugar la mencionada información.
6. Solicitar la revocatoria de tal autorización en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio defina que la entidad no goza de la idoneidad para el tratamiento de
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN respecto de las disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos
8. Tener fácil acceso a la base de datos de la que se hace cargo la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN en aras de ejercer los derechos del titular de la información.
9. Tener fácil acceso a la política de tratamiento de
10. Conocer cuál es la persona encargada de la entidad ante quien podrá proceder respecto de la información

En todo momento la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. En estricto modo la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales. A continuación, se presentan los deberes que tiene la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.

1. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos

2. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

3. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello establece el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de

4. Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.

5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN deban tener dicho acceso.

6. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los

Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

La FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN maneja información tal como nombre, identificación, dirección, dirección de correo electrónico, números de teléfono, información financiera, entre otros.

Para hacer efectiva la PTD, FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, expone las finalidades por las cuales se rige, las cuales se describen a continuación, y por las que deberán regirse los terceros que por motivos de ley deban acceder a ella.

5.1.         Participantes de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN

a. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la gestión adelantada por la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN en relación con la promoción de la cultura, la educación, los valores morales y

b. Informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés con relación a la gestión adelantada por la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

c. Contactar a los participantes de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN con el propósito de dar a conocer las actividades organizadas por la fundación.

d. Contactar a los miembros de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN para la programación de las actividades que comúnmente se desarrollan con los

e. Enviar invitaciones a los participantes de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN con el fin de que asistan a los eventos programados anualmente por la Fundación.

f. Llevar a cabo el control de los aportes realizados por cada participante con el fin de hacer auto sostenible la labor de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

g. Transferir la información de los participantes y compartir los datos con entidades análogas a efectos de cumplir con sus fines o lograr contactos directos,  enmarcados siempre en las autorizaciones otorgadas por el titular.

h. Enviar artículos de carácter religiosos tales como: Rosarios, calendarios, revistas, medallas, literatura católica y demás, a los participantes de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

i. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la fundación.

j. Levantar registros contables y/o estadísticos.

k. Presentar informes a autoridades de control y

l. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos

5.2.         Proveedores de la  FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN

a. Contactar y contratar a proveedores de productos o servicios que la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN requiera para el normal funcionamiento de su operación.

b. Recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

c. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

d. Levantar registros contables y/o estadísticos.

e. Presentar informes a autoridades de control y

f. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos

5.3.         Empleados de la  FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN

a. Control, seguimiento y cumplimiento de nuestras obligaciones como

b. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN.

c. Llevar un historial del cuerpo de empleados en aras de expedición de

d. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad

e. Conocer información personal con ánimo de ubicación de los mismos o en caso de ser necesario contactar a algún

f. Levantar registros contables y/o estadísticos.

g. Presentar informes a autoridades de control y

h. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos

ARTÍCULO 12. -OBJETIVO-. Definir la metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano del apostolado de evangelización que realiza la fundación.

ARTÍCULO 13.- PROCEDIMIENTO-. Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca de la información personal que reposa en las bases de datos de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento tanto para atender las reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos tanto como para la atención de solicitudes de corrección, autorización o supresión de datos.

• Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en nuestra sede de atención ubicada en la Cll 112 # 3-97, Santa Bárbara Alta de Bogotá, en el horario de atención comprendido entre las 9:00am y 6:00pm de lunes a viernes y sábado de 9:00am a 12:00m. También podrá comunicarse al pbx (57) 310 3157082 en el horario de atención comprendido entre las 8:00am y 6:00pm de lunes a viernes y sábado de 9:00am a 12:00m. También podrá realizar la consulta a través de nuestro correo electrónico email@caballerosdelavirgen.org

• Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas a la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía. Lo anterior con el objeto de encontrar el registro exacto a

• Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en atención a la ley, toda vez que es deber de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN responder los requerimientos de los titulares de la información frente a su condición de responsable de la misma, además de la obligación que le atribuye la ley de informar a las personas el tratamiento de sus datos personales, su derecho a hacer consulta y el acceso a ella en un lapso inferior a 5 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.

• Consultas: La consulta en todo caso será atendida y resuelta por un agente de call center de manera inmediata, en cuanto a la consulta de datos personales. Las solicitudes de la autorización e información sobre el uso de datos personales serán atendidas por el Jefe de Call Center quien es responsable del manejo de la información y se propondrá a dar respuesta al

• La respuesta sobre requerimientos de consulta de datos personales será atendida inmediatamente a través de los agentes de Call Center quienes enviarán por correo electrónico el pantallazo correspondiente al fichero del titular, en el cual se puede observar toda la información personal contenida, de no ser aceptado por el titular tal procedimiento, se procederá a enviar carta física a la dirección de correspondencia que éste posea en la actualidad o a la dirección suministrada por el

• La respuesta sobre requerimientos acerca de la autorización del tratamiento de los datos personales será atendida por el Jefe de Call Center, quien en un plazo no mayor de 5 días hábiles hará llegar al titular prueba de dicha autorización.

• Reclamaciones: En cuestión de solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN con un grupo de personas idóneas en el en la atención al cliente, teniendo como único objetivo la satisfacción de los titulares de la información, mediante respuestas claras y precisas acerca de las solicitudes presentadas.

• Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia por un agente de call center posterior a tener conocimiento de la misma por los distintos medios idóneos válidos para tal fin (llamada al PBX, Correo Electrónico, Fax, Presencial), quién resolverá de manera inmediata la solicitud y responderá al titular, exceptuando solicitudes escritas, las cuales se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará carta que contenga la respuesta a la solicitud, vía correo certificado en un plazo que no supere los 5 días hábiles.

ARTÍCULO 14.- VIGENCIA-. La presente PDT entrara en vigencia a partir de la publicación. Las bases de datos de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que dispongan otras normas en materia de retención documental.

ARTÍCULO 15.- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES-.  La función de tratamiento de datos personales estará a cargo de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, para cualquier información relacionada con sus datos, y el estado de los mismos puede contactarse al e-mail email@caballerosdelavirgen.org, o acercándose directamente a nuestra sede ubicada en la Cll 112 # 3-97, Santa Bárbara Alta de Bogotá, Teléfono 310 3157082 de la ciudad de Bogotá.

ARTÍCULO 16.- CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS-. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en nuestras bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los correos electrónicos de aquellos participantes que hubiesen suministrado dicha información a la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN y se subirá al portal web https://caballerosdelavirgen.org/ para el conocimiento de todos los participantes, empleados, proveedores o terceros.

El presente se aprueba y se manifiesta como de obligatoria aplicación para todos los funcionarios de la FUNDACIÓN CABALLEROS DE LA VIRGEN, que con ocasión de sus labores sean encargados del tratamiento de datos personales. Se lee y aprueba el dieciocho (18) de mayo de dos mil dieciséis (2016) dando cumplimiento a lo dispuesto en el literal (K) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.